Клининг, аутсорсинг персонала: анализ тендеров отрасли. Где найти закупки, специфика, требования, риски, стратегии
Авторы обзоров: Степан Мазенцев mazencev.stepan@monitoring-crm.ru, Леонид Ливнев livnev.l@monitoring-crm.ru и Александр Коротаев korotaev@monitoring-crm.ru — эксперты с многолетним стажем в сфере госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. По вопросам сотрудничества пишите на info@monitoring-crm.ru.
Ключевые сегменты рынка и их особенности
Российский рынок клининговых услуг и аутсорсинга персонала имеет четкую сегментацию, обусловленную спецификой государственных и коммерческих закупок, а также особенностями регулирования.
Государственный сектор
- Бюджетные учреждения: школы, больницы, административные здания. Особенность — строгое соблюдение 44-ФЗ и 223-ФЗ, требования к отчетности, аккредитация на электронных площадках (ЕИС, Сбербанк-АСТ и др.).
- Критерии выбора: минимальная цена контракта, опыт работы с госзаказчиками, наличие необходимых лицензий (например, для медицинских учреждений).
Корпоративный сектор
- Крупный бизнес: банки, нефтегазовые компании, сетевые ритейлеры. Требуют индивидуального подхода, гибких условий договора, высочайшего качества услуг. Часто проводят тендеры с оценкой по критерию «цена/качество».
- Средний и малый бизнес: офисные центры, торговые помещения. Ценят оперативность, прозрачность ценообразования, возможность получения разовых услуг.
Промышленный и складской сектор
- Производственные предприятия, логистические комплексы: требуют специализированных решений (промышленный клининг, уборка складов), соблюдения норм безопасности, работы в нестандартные часы.
Частный сектор (B2C)
- Элитное жилье, коттеджные поселки: спрос на премиум-услуги, конфиденциальность, индивидуальный подход. Менее зависим от тендерных процедур, но требует высокого уровня сервиса.
Особенности закупок в России
- Регулирование: доминирование 44-ФЗ (для госзаказчиков) и 223-ФЗ (для госкомпаний).
- Критерии оценки: в госзакупках — часто минимальная цена; в корпоративном секторе — качество, опыт, репутация.
- Тенденции: рост спроса на аутсорсинг уборки и обслуживающего персонала в целях оптимизации затрат, увеличение числа долгосрочных контрактов.
Каждый сегмент требует специфического подхода к формированию коммерческого предложения, участию в тендерах и построению взаимоотношений с заказчиком.
Платформы и источники для поиска закупок
Для успешного участия в тендерах на клининговые услуги и аутсорсинг персонала в России необходимо системно подходить к поиску закупок. Существует несколько основных вариантов мониторинга тендеров.
Государственные закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Основным официальным источником информации о государственных закупках является Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) - zakupki.gov.ru. Здесь публикуются:
- Все закупки по 44-ФЗ (государственные нужды)
- Закупки по 223-ФЗ (государственные компании и корпорации)
- Планы закупок на будущие периоды
Для поиска релевантных закупок используйте ключевые слова: "клининг", "уборка", "санитарное содержание", "аутсорсинг", "персонал", "обслуживающий персонал".
Коммерческие агрегаторы тендеров
Для эффективного мониторинга большого количества площадок рекомендуется использовать коммерческие агрегаторы:
Рейтинг агрегаторов:
1. TenderGuru.ru - лидер рынка с наибольшим охватом источников (более 400 000 закупок ежедневно). Ключевые преимущества:
- Самый большой объем тендерной базы
- ИИ-обработка документации и автоматизация участия
- Аналитика и прогнозирование
- Интеграция с ЭДО
2. Tenderer.ru - экономичное решение для базового мониторинга:
- Самый дешевый тариф на рынке
- Без сложной аналитики
- Подходит для начинающих компаний
3. РОСТЕНДЕР - российская платформа с фокусом на госзакупках
4. КОНТУР - решение от компании СКБ Контур с интеграцией бухгалтерских сервисов
5. ТЕНДЕРПЛАН - система с удобным планированием участия в тендерах
Рекомендации для клининговых компаний
При поиске закупок обращайте внимание на:
- Регион оказания услуг
- Объем работ (ежедневная уборка, генеральная, комплексное обслуживание)
- Тип объектов (офисы, медицинские учреждения, образовательные организации)
- Требования к персоналу (количество, квалификация, форма)
Регулярный мониторинг выбранных платформ позволит не упустить выгодные тендеры и системно развивать бизнес в сфере клининга и аутсорсинга персонала.
Типовые требования к участникам и документации
При проведении закупок услуг клининга и аутсорсинга персонала в России заказчики формируют пакет требований к участникам и документации, основанный на положениях Федерального закона № 44-ФЗ и Федерального закона № 223-ФЗ, а также отраслевых стандартах.
Требования к участникам закупки
1. Общие критерии допуска:
- Наличие государственной регистрации в качестве юридического лица или ИП
- Отсутствие ограничений на участие в закупках (например, дисквалификация)
- Отсутствие аффилированности с заказчиком
- Наличие лицензий (если деятельность подлежит лицензированию)
2. Отраслевые требования:
- Опыт работы в сфере клининговых услуг (обычно от 1-3 лет)
- Наличие квалифицированного персонала с соответствующим образованием и/или обучением
- Присутствие в штате сотрудников, прошедших обязательные медицинские осмотры
- Наличие материально-технической базы (оборудование, инвентарь, моющие средства)
3. Финансовые требования:
- Устойчивое финансовое положение (отсутствие признаков банкротства)
- Наличие необходимых оборотных средств
- Страхование гражданской ответственности (часто требуется)
Требования к документации
1. Квалификационные документы:
- Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (сроком не более 6 месяцев)
- Документы, подтверждающие опыт работы (копии договоров, актов выполненных работ)
- Сведения о квалификации персонала (дипломы, сертификаты, трудовые книжки)
- Правоустанавливающие документы на оборудование и технику
- Документы, подтверждающие финансовую устойчивость
2. Техническая часть предложения:
- Детальный план проведения работ
- Технологические карты и методики очистки
- Перечень используемого оборудования и материалов
- График выполнения работ
- Программа контроля качества
- План мероприятий по охране труда и технике безопасности
3. Коммерческая часть предложения:
- Ценовое предложение с детализацией стоимости
- Обоснование цены контракта
- Условия и порядок оплаты
- Сроки выполнения работ
Особенности российского регулирования
Требования 44-ФЗ:
- Обязательное указание страны происхождения товаров (моющих средств, оборудования)
- Преференции для учреждений уголовно-исполнительной системы и организаций инвалидов
- Требования к закупкам у субъектов МСП
Отраслевые нормативы:
- Соблюдение СанПиН и отраслевых стандартов чистоты
- Требования к использованию безопасных моющих средств
- Нормы расхода материалов и времени на выполнение работ
Локальные требования:
- Региональные особенности (например, требования к уборке в условиях низких температур)
- Ведомственные нормативы (для государственных учреждений)
- Внутренние регламенты заказчика
При подготовке документации участникам необходимо тщательно изучать закупочную документацию, поскольку заказчики часто устанавливают дополнительные требования, специфичные для конкретного объекта и вида работ.
Финансовые гарантии и обеспечение заявок
Финансовые гарантии и обеспечение заявок
В российской практике государственных и коммерческих закупок услуг клининга и аутсорсинга персонала финансовые гарантии играют ключевую роль на всех этапах процедуры. Особенности регулирования данных вопросов определяются Федеральным законом № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, а также гражданским законодательством.
Обеспечение заявки
При участии в тендерах по 44-ФЗ участник обязан предоставить обеспечение заявки в размере от 0,5% до 5% начальной цены контракта. Для клининговых услуг и аутсорсинга персонала typical размер составляет 1-2%. Способы обеспечения:- Безотзывная банковская гарантия
- Денежные средства на спецсчете
- Перевод на счет заказчика
Обеспечение исполнения контракта
После победы в тендере участник предоставляет обеспечение исполнения контракта в размере 5-30% от цены контракта. Для рассматриваемых видов услуг обычно устанавливается 10-15%. Особенности:- Возможно снижение размера обеспечения при наличии опыта успешного исполнения аналогичных контрактов
- Допускается поэтапное уменьшение обеспечения по мере исполнения контракта
- Используются те же финансовые инструменты, что и для обеспечения заявки
Банковские гарантии
Требования к банковским гарантиям в рамках госзакупок:- Гарантом должен быть банк из перечня Минфина РФ
- Безотзывный характер гарантии
- Соответствие требованиям ст. 45 44-ФЗ
- Срок действия - не менее 2 месяцев после окончания срока исполнения обязательств
Альтернативные способы обеспечения
Для малого и среднего бизнеса в сфере клининга и аутсорсинга доступны:- Спецсчета в уполномоченных банках
- Использование поручительства кредитных организаций
- Муниципальные и региональные программы поддержки
- Факторинговые схемы для обеспечения текущей ликвидности
Риски и рекомендации
Основные риски для поставщиков услуг:- «Заморозка» значительных сумм на длительный период
- Отказ банков в выдаче гарантий для новых компаний
- Сложности с возвратом обеспечения после исполнения контракта
Рекомендации для участников закупок:
1. Формировать долгосрочные отношения с надежными банками
2. Диверсифицировать портфель обеспечительных инструментов
3. Тщательно оценивать финансовые условия каждого тендера
4. Использовать электронные торговые площадки с упрощенными процедурами обеспечения
Эффективное управление финансовыми гарантиями позволяет компаниям в сфере клининга и аутсорсинга персонала оптимизировать денежные потоки и повышать конкурентоспособность в условиях российской системы закупок.
Основные риски и методы их минимизации
При передаче клининговых услуг и персонала на аутсорсинг в России заказчики сталкиваются с рядом специфических рисков, требующих особых подходов к управлению.
Правовые и регуляторные риски
Основные риски:
- Нарушения трудового законодательства со стороны подрядчика
- Несоответствие требованиям ФЗ-44 и ФЗ-223 при госзакупках
- Отсутствие необходимых лицензий и разрешений
- Некорректное оформление гражданско-правовых договоров
Методы минимизации:
- Тщательная проверка юридической документации подрядчика
- Включение в договор гарантий соблюдения трудового законодательства
- Проверка наличия всех required лицензий (особенно для работы с медицинскими и образовательными учреждениями)
- Регулярный аудит кадровой документации подрядчика
Кадровые риски
Основные риски:
- Низкая квалификация персонала
- Высокая текучесть кадров
- Недостаточный контроль за деятельностью сотрудников
- Риски хищения имущества заказчика
Методы минимизации:
- Внедрение системы KPI и регулярной оценки качества услуг
- Требование к подрядчику предоставлять программы обучения персонала
- Установка систем видеонаблюдения в ключевых зонах
- Проведение внеплановых проверок качества уборки
Финансовые риски
Основные риски:
- Скрытые дополнительные платежи
- Необоснованное завышение стоимости услуг
- Банкротство подрядчика
- Недобросовестная ценовая политика при продлении договора
Методы минимизации:
- Детализированное коммерческое предложение с фиксированными тарифами
- Разделение платежей на авансовую и итоговую части
- Диверсификация поставщиков услуг
- Конкурсные процедуры закупки с четкими критериями оценки
Операционные риски
Основные риски:
- Невыполнение услуг в полном объеме
- Использование некачественных моющих средств
- Отсутствие замены персонала в случае болезни
- Нарушение графика работ
Методы минимизации:
- Ежедневный операционный контроль
- Требование использования экологически безопасных средств
- Наличие резервного персонала у подрядчика
- Система штрафных санкций за нарушение условий договора
Репутационные риски
Основные риски:
- Негативное восприятие аутсорсинга сотрудниками и клиентами
- Публичные скандалы с участием персонала подрядчика
- Снижение качества обслуживания
Методы минимизации:
- Поэтапный переход на аутсорсинг с информированием коллектива
- Требование к подрядчику проводить тщательный отбор сотрудников
- Регулярные опросы удовлетворенности среди сотрудников компании-заказчика
Особенности российского рынка
При работе в России необходимо учитывать:
- Региональные различия в стоимости и качестве услуг
- Особенности регулирования в различных субъектах РФ
- Необходимость адаптации к сезонным факторам
- Важность личных отношений и репутации подрядчика
Эффективное управление рисками требует комплексного подхода, включающего тщательный отбор подрядчика, четкое договорное регулирование и постоянный мониторинг качества услуг.
Критерии оценки и тактика формирования цены
Особенности российского рынка клининговых услуг и аутсорсинга персонала
В российской практике закупок клининговых услуг и аутсорсинга персонала сложилась специфическая система критериев оценки, учитывающая как экономические, так и нормативно-правовые аспекты.
Ключевые критерии оценки поставщиков
1. Стоимостные критерии:
- Цена контракта (включая НДС)
- Стоимость дополнительных услуг
- Прозрачность ценообразования
- Соответствие рыночным ценам
2. Качественные критерии:
- Опыт работы на российском рынке (не менее 2-3 лет)
- Наличие положительных рекомендаций от российских компаний
- Квалификация персонала (обучение, сертификация)
- Система контроля качества
- Наличие необходимых лицензий и разрешений
3. Технические критерии:
- Обеспеченность оборудованием и материалами
- Использование экологически безопасных средств
- Наличие резервного персонала
- Система оперативного реагирования
Тактика формирования цены в российских условиях
Факторы, влияющие на цену:
- Региональные особенности (Москва, СПб vs регионы)
- Тип объекта (офис, ТЦ, производство)
- Площадь помещений и их функциональное назначение
- Режим работы (ежедневно, по графику, разово)
- Требования к экологической безопасности
- Сезонность спроса
Модели ценообразования:
1. Помесячная фиксированная ставка - для регулярного обслуживания
2. Постоплата за фактически выполненные работы - с ежемесячным актированием
3. Абонентская модель - пакет услуг за фиксированную сумму
4. Почасовая оплата - для разовых работ
Особенности проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Для государственных заказчиков (44-ФЗ):
- Обязательное проведение конкурса или аукциона
- Приоритет наименьшей цены при прочих равных
- Требование обеспечения исполнения контракта
Для корпоративных заказчиков (223-ФЗ):
- Большая свобода в выборе критериев
- Возможность установления весовых коэффициентов
- Использование нестоимостных критериев до 70%
Рекомендации по оптимизации затрат
1. Дифференциация зон обслуживания - выделение зон с разной интенсивностью уборки
2. Гибкий график - совмещение дневных и ночных смен
3. Объединение смежных услуг - клининг + аутсорсинг административного персонала
4. Долгосрочное сотрудничество - предоставление скидок за объем и срок
Риски и способы их минимизации
- Валютные риски - при использовании импортных материалов
- Кадровые риски - текучесть персонала
- Репутационные риски - контроль качества услуг
- Правовые риски - соблюдение трудового законодательства
Эффективная тактика формирования цены должна балансировать между экономической целесообразностью и требованием качества, учитывая специфику российского рынка и нормативной базы.
Анализ типичных ошибок участников
Анализ практики участия в закупках клининговых услуг и услуг аутсорсинга персонала в России позволяет выявить ряд систематических ошибок, совершаемых как заказчиками, так и поставщиками. Эти ошибки приводят к неэффективному расходованию бюджетных средств, срыву сроков исполнения контрактов, заключению договоров с недобросовестными исполнителями и, как следствие, к судебным спорам.
Типичные ошибки заказчиков
1. Некорректное формирование предмета закупки. Наиболее распространенная ошибка — объединение в один лот разнородных услуг (например, клининга и охраны), что ограничивает конкуренцию и нарушает принцип специализации. Другая проблема — размытое, неконкретное описание предмета закупки без использования актуальных профессиональных стандартов и классификаторов (ОКПД2, ОКВЭД).
2. Необоснованные требования к участникам. Заказчики часто устанавливают чрезмерные, не связанные с предметом закупки требования к опыту и финансовым показателям участников (например, требование 3-летнего опыта для уборки небольшого офиса). Это прямое нарушение положений Федерального закона № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, которое может быть оспорено в ФАС.
3. Ошибки в расчете начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК). Цена часто формируется без проведения обязательного мониторивания рынка или на основе устаревших, нерелевантных данных. Встречается и обратная ситуация — искусственное занижение НМЦК, что приводит к заключению контрактов с исполнителями, которые не могут обеспечить качество услуг по такой стоимости.
4. Некорректный выбор способа определения поставщика. Использование неэффективных процедур (например, запроса котировок для сложного комплексного клининга) не позволяет провести качественный отбор и оценить профессиональные компетенции подрядчика.
5. Недоработки в техническом задании (ТЗ). ТЗ часто содержит:
Отсутствие четких, измеримых критериев качества (KPI) — периодичность уборки, используемые материалы, допустимые уровни загрязнения.
Непрописанные требования к персоналу исполнителя (наличие медицинских книжек, униформы, проведение инструктажей).
Игнорирование сезонности и специфики объектов (например, необходимость противогололедных мероприятий зимой).
Типичные ошибки поставщиков (участников закупок)
1. Невнимательное изучение документации. Участники часто подают заявки, не проанализировав все разделы извещения, особенно ТЗ, проект контракта и порядок применения штрафных санкций. Это приводит к невыполнению условий контракта и финансовым потерям.
2. Демпинг цен. Агрессивное ценовое предложение без детального расчета себестоимости услуг — самая частая причина срывов контрактов. Исполнитель, выиграв контракт по заниженной цене, либо работает в убыток и быстро банкротится, либо экономит на качестве (персонал, моющие средства), что приводит к претензиям со стороны заказчика.
3. Неподготовленность к проверкам. Многие компании не имеют в полном объеме документов, подтверждающих соответствие их деятельности требованиям законодательства (трудовые договоры, паспорта антитеррористической защищенности объектов, сертификаты на средства индивидуальной защиты и моющую химию).
4. Ошибки в формировании заявки. Формальные основания для отклонения заявки — отсутствие необходимых подписей, несвоевременная подача, предоставление неполного пакета документов или документов с истекшим сроком действия (например, выписки из ЕГРЮЛ).
5. Недооценка кадрового аспекта. Участники не всегда могут подтвердить наличие обученного, стабильного персонала, готового к работе на объекте заказчика. Высокая текучесть кадров в клининге — ключевой риск для непрерывности и качества оказания услуг.
Специфика российских закупок
Особого внимания в российских условиях требуют:
Требования национального законодательства: Необходимость соблюдения норм Трудового кодекса РФ в части аутсорсинга, требований Роспотребнадзора к санитарному состоянию объектов и условий труда персонала.
Региональные особенности: Учет региональных коэффициентов к заработной плате, различий в стоимости коммунальных услуг и транспортной логистики.
Практика антимонопольных органов: Постоянный контроль со стороны ФАС России за соблюдением принципов конкуренции в закупочной деятельности.
**** Минимизация указанных ошибок требует от заказчиков и поставщиков повышения квалификации в сфере закупочного законодательства, тщательной подготовки документации и реалистичного подхода к ценообразованию и планированию ресурсов. Соблюдение этих условий является залогом успешного и взаимовыгодного сотрудничества в сфере клининга и аутсорсинга персонала.
Стратегия подготовки выигрышной заявки
Успешное участие в российских закупках клининговых услуг и аутсорсинга персонала требует тщательной подготовки и учета специфики национального законодательства. Рассмотрим ключевые элементы стратегии.
Анализ документации заказчика
- Внимательное изучение технического задания (ТЗ) — выявление скрытых требований и критериев оценки
- Анализ положений о закупке — понимание процедуры и сроков
- Изучение типовых форм договоров — оценка рисков и обязательств
Формирование конкурентного предложения
- Детализация состава предоставляемого персонала с указанием квалификации
- Разработка поэтапного плана оказания услуг с привязкой к срокам
- Обоснование стоимости услуг с учетом требований 44-ФЗ и 223-ФЗ
- Подготовка альтернативных предложений (при возможности)
Документальное обеспечение
- Сбор необходимых лицензий, сертификатов и разрешений
- Подготовка документов, подтверждающих опыт и квалификацию персонала
- Формирование пакета документов согласно требованиям закупочной документации
Особенности российских закупок
- Учет требований о национальном режиме (приоритет российским товарам и услугам)
- Соблюдение требований к участникам по 44-ФЗ (отсутствие аффилированности, налоговые обязательства)
- Правильное оформление заявки в соответствии с установленной формой
- Подготовка к возможным проверкам со стороны ФАС
Ключевые факторы успеха
- Соответствие формальным требованиям документации
- Конкурентная цена с сохранением рентабельности
- Убедительное обоснование квалификации и опыта
- Четкое соответствие предлагаемого решения потребностям заказчика
Правильно выстроенная стратегия подготовки заявки значительно повышает шансы на победу в закупке и заключение выгодного контракта.